Conectores

Os conectores ligam o Dialfire ao CRM que você já utiliza. Sua equipe continua mantendo os registros no CRM, o Dialfire cuida das chamadas e os resultados voltam para o CRM, sem que ninguém precise copiar dados manualmente.

Esta página explica como todos os conectores funcionam. Cada CRM também tem uma página própria com as etapas necessárias no lado do CRM:

CRM	O que você vincula a uma campanha do Dialfire	Resultados gravados de volta no CRM
HubSpot	um segmento (lista) de contatos ou leads	campos, chamada com gravação, reunião, notas
Pipedrive	negócios (deals) de uma etapa do pipeline ou um filtro de leads	campos, atividade de chamada, reunião, notas
Salesforce	uma campanha (seus leads e contatos)	campos, status do membro da campanha, tarefa de chamada, evento
Microsoft Dynamics 365 Sales	uma lista de marketing (leads ou contatos)	campos, atividade de chamada telefônica, compromisso
Zoho CRM	uma campanha do Zoho CRM (seus leads ou contatos)	campos, chamada, reunião, conversão de leads
Zoho Bigin	uma visualização de negócios	campos, chamada, reunião
Zendesk Sell	negócios de uma etapa do pipeline ou todos os leads	campos, chamada com resultado
Freshsales	uma visualização de negócios	campos, chamada, compromisso
noCRM.io	uma lista de prospects ou os leads de um pipeline	campos, chamada, conversão de prospect em lead
Firmao	todos os contatos ou todas as empresas	nada por enquanto (somente em um sentido)

Você também pode conectar outros sistemas com o Sync Client V2 ou com o Zapier App. Uma integração com o epilot está disponível mediante solicitação. Entre em contato com nosso suporte.

Como funciona um conector

1. Conecte sua conta do CRM. Em connect.dialfire.com, escolha seu CRM, faça login no Dialfire e permita que o Dialfire acesse seu CRM.
2. Vincule uma lista a uma campanha. Escolha quais registros serão chamados (por exemplo, um segmento do HubSpot ou uma etapa de um pipeline do Pipedrive). O Dialfire cria uma nova campanha para eles. Chamamos essa ligação de vínculo (binding).
3. Faça as chamadas. Os registros aparecem na campanha como contatos, e seus agentes os chamam como de costume.
4. Os resultados voltam para o CRM. Após cada chamada, o Dialfire grava o resultado no CRM: os campos alterados, um registro da chamada com o resultado e, quando disponíveis, a gravação e um eventual compromisso agendado.

Antes de começar

• Um usuário do Dialfire com direitos de administrador. Somente usuários da equipe admin podem configurar conectores. Os demais usuários veem a mensagem "Please login with a user that has 'admin' privileges in your account." (“faça login com um usuário que tenha privilégios de administrador na sua conta”).
• Um usuário do CRM com permissões suficientes. O conector trabalha com as permissões do usuário do CRM que o conecta. Esse usuário precisa poder ler os registros que serão chamados e alterá-los, para que os resultados possam ser gravados de volta. As páginas de cada CRM informam o que é necessário.
• Os registros que você deseja chamar, agrupados no CRM. Por exemplo, em uma lista, uma visualização, uma campanha ou uma etapa do pipeline. Prepare esse agrupamento antes de vinculá-lo.

Ainda não tem uma conta Dialfire? Se você começar pelo CRM, poderá criar uma durante o processo.

Conectar uma conta

1. Abra connect.dialfire.com e clique em Connect (“conectar”) no cartão do seu CRM.
2. Faça login com seu usuário administrador do Dialfire.
3. Seu CRM pergunta se o Dialfire pode acessar seus dados. Confirme. Alguns CRMs (Freshsales, noCRM.io, Firmao) pedem uma chave de API. As páginas de cada CRM explicam onde encontrá-la.
4. A página do conector é aberta e mostra sua conta do CRM.

Com Add account (“adicionar conta”), você pode conectar várias contas de CRM a uma conta Dialfire, por exemplo, dois portais do HubSpot. Cada conta tem então sua própria entrada na lista à esquerda.

Vincular uma lista a uma campanha

Na parte superior da página do conector:

1. Escolha a origem no CRM à esquerda, ou seja, a lista, visualização, campanha ou etapa do pipeline cujos registros você deseja chamar.

2. Escolha o tipo de campanha Dialfire à direita. Normalmente há dois:

   • uma campanha básica, para chamadas de saída simples, e
   • uma campanha de calendário, na qual os agentes podem agendar compromissos durante a chamada. Os compromissos são enviados ao CRM.

   Ou escolha -- clone existing Dialfire campaign -- (“clonar uma campanha existente do Dialfire”) para copiar uma campanha que você já configurou, com todas as suas configurações.

3. Informe um título da campanha.

4. Clique em .

O Dialfire cria uma nova campanha e a vincula à origem no CRM. Você pode criar quantos vínculos precisar, por exemplo, uma lista para primeiras chamadas e outra para chamadas de acompanhamento.

O que a nova campanha contém

• uma tarefa Call: os novos registros do CRM chegam aqui e são chamados,
• uma tarefa "… Push" (por exemplo, Hubspot Push): ela envia cada resultado de chamada ao CRM,
• uma tarefa para os contatos concluídos,
• um formulário de contato com os campos do CRM que você escolheu.

Você pode ajustar a campanha como qualquer outra campanha do Dialfire. Apenas mantenha a tarefa Push no fluxo de tarefas; caso contrário, nenhum resultado chegará ao CRM.

Escolher os campos

Abra um vínculo com o botão para ver todos os campos do CRM. Os campos mais úteis já vêm selecionados quando o vínculo é criado. Para cada campo, você escolhe:

Opção	Significado
Don't sync	(“não sincronizar”) O campo é ignorado.
Import only (HubSpot)	(“somente importar”) O valor é exibido no Dialfire, mas nunca é gravado de volta. Os campos somente leitura do HubSpot oferecem apenas esta opção.
Sync data only	(“somente sincronizar dados”) O valor vem do CRM, e as alterações feitas no Dialfire são gravadas de volta.
Sync data and update form	(“sincronizar dados e atualizar formulário”) Como Sync data only, e o campo também é adicionado ao formulário de contato do Dialfire com o tipo adequado, por exemplo, uma lista suspensa com as opções do CRM.

Salve novamente com o botão . Os novos campos aparecem no formulário de contato após a próxima sincronização com Sincronizar.

Somente os campos selecionados são gravados de volta. Um campo definido como Don't sync nunca é alterado no CRM, mesmo que a campanha o preencha.

Números de telefone

• Qual número é discado: alguns CRMs permitem escolher o campo de telefone no vínculo (por exemplo, Phone ou Mobile). Outros sempre usam o campo de telefone principal. As páginas de cada CRM trazem os detalhes.
• Target country of your phone numbers (“país de destino dos seus números de telefone”): números sem código do país são tratados como números desse país.
• Mark contacts with the same phone number as duplicates (“marcar contatos com o mesmo número de telefone como duplicados”): se dois registros tiverem o mesmo número, apenas o primeiro é chamado. O outro é deixado de lado como duplicado.

Registros sem um número de telefone utilizável também são importados, mas não podem ser chamados.

Como e quando os dados são sincronizados

Do CRM para o Dialfire

O quê	Quando
Novos registros na origem do CRM	Na próxima sincronização, que acontece: automaticamente a cada 10 minutos, aproximadamente, enquanto a campanha estiver sendo chamada; imediatamente, nos CRMs que oferecem atualizações em tempo real (veja abaixo); e sempre que você clicar em Sincronizar.
Alterações em registros que já estão no Dialfire	Uma vez por noite, entre 1h e 5h, no fuso horário da sua conta Dialfire. A página mostra o horário da próxima execução (Next nightly sync, “próxima sincronização noturna”). Ou imediatamente, quando você clicar em Sincronizar.

As alterações são aplicadas à noite de propósito, para que os dados não mudem enquanto um agente trabalha com eles durante o dia.

Dica: a sincronização automática funciona enquanto a campanha estiver sendo chamada. Se você adicionar registros a uma campanha que ainda não está em andamento, clique uma vez em Sincronizar.

Atualizações em tempo real (os novos registros chegam em poucos segundos):

• HubSpot: contatos que entram no segmento (requer Marketing Hub Professional ou Enterprise).
• Pipedrive: novos negócios na etapa vinculada.
• Salesforce: leads e contatos adicionados à campanha (com o pacote do Dialfire instalado).
• noCRM.io: novos leads e prospects, e leads que mudam de step (etapa).

Do Dialfire para o CRM

Os resultados são gravados logo após a chamada, quando o contato passa pela tarefa Push da campanha. A chamada é registrada no registro do CRM com o resultado e a duração e, se houver, com a gravação. Os campos alterados também são gravados de volta, assim como um compromisso, se o agente tiver agendado um (campanha de calendário).

Se os dois lados alteraram um campo: quando um valor foi alterado no CRM depois de ter sido importado para o Dialfire, prevalece o valor do CRM, que não é sobrescrito. Campos vazios no CRM são sempre preenchidos com o valor do Dialfire.

Registros que saem da origem no CRM

CRM	O que acontece no Dialfire
HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM, Zendesk Sell	O contato é retirado da fila de chamadas e movido para os contatos concluídos. Por segurança, isso só acontece depois que duas sincronizações seguidas o confirmam (uma sincronização manual faz isso imediatamente).
Zoho Bigin, Dynamics 365, Freshsales	Igual ao anterior, com uma condição em cada caso: Bigin somente se a visualização ordenar os negócios por data de criação (os mais antigos primeiro); Dynamics 365 somente em listas com menos de 5.000 membros; Freshsales somente em vínculos mais recentes (em caso de dúvida, crie o vínculo novamente). Caso contrário, o contato permanece na campanha.
noCRM.io, Firmao	O contato permanece na campanha. Se ele não deve mais ser chamado, atribua a ele um resultado final no Dialfire ou remova-o da campanha.

Um contato que já foi concluído volta para a fila de chamadas quando aparece novamente na origem do CRM. Por isso, retire os registros da lista do CRM quando estiverem concluídos, a menos que você queira chamá-los novamente.

Gravar valores adicionais de volta (avançado)

Para gravar informações extras em campos do CRM, por exemplo, o nome do agente ou o resultado da chamada em um campo próprio, abra a tarefa Push na campanha do Dialfire e vá até a aba Script. Ali você pode preencher campos do CRM com valores do Dialfire, por exemplo, data.my_call_result = data.$call_status. Estes valores estão disponíveis:

Valor	Conteúdo
$call_user	o agente que fez a chamada
$call_date	data e hora da chamada
$call_status / $call_status_detail	resultado da chamada
$call_task	a tarefa em que o contato foi chamado

Ative também o campo de destino no vínculo (Sync data only ou Sync data and update form). Caso contrário, o conector o deixa de fora.

Mensagens de status e de erro

Se algo der errado, aparece no vínculo uma etiqueta vermelha Sync error (“erro de sincronização”). Clique nela para ver os detalhes e os erros mais recentes. Retry (“tentar novamente”) inicia uma nova tentativa (exibido apenas quando uma nova tentativa faz sentido), e Dismiss (“dispensar”) oculta a mensagem. A mensagem desaparece sozinha após a próxima sincronização bem-sucedida.

Mensagem	O que fazer
Authentication failed. Please reconnect your CRM account.	(“falha na autenticação”) O acesso ao CRM expirou ou foi revogado. Abra o conector e autorize sua conta do CRM novamente. Seus vínculos e campanhas permanecem como estão.
Permission denied. Please check your CRM permissions.	(“permissão negada”) Falta uma permissão ao usuário do CRM conectado. Fale com o administrador do seu CRM (veja a página do CRM) e depois autorize novamente.
Rate limit exceeded. Synchronization will retry automatically.	(“limite de solicitações excedido”) O CRM está limitando as solicitações por algum tempo. Não é preciso fazer nada. A sincronização continua sozinha.
CRM server error. This is usually temporary.	(“erro no servidor do CRM”) Um problema do lado do CRM. Uma nova tentativa é feita automaticamente.
Resource not found in CRM.	(“recurso não encontrado no CRM”) A lista ou o registro vinculado foi excluído no CRM. Verifique o vínculo.
One or more tasks not found in Dialfire campaign …	(“tarefas não encontradas na campanha do Dialfire”) Uma tarefa de que o conector precisa foi excluída ou renomeada na campanha. Restaure-a ou crie um novo vínculo.
This configuration was modified in the meantime …	(“a configuração foi modificada nesse meio tempo”) Outra pessoa alterou o vínculo ao mesmo tempo. Recarregue a página e faça sua alteração novamente.

Remover um vínculo ou uma conta

• em um vínculo interrompe a sincronização dessa lista. A campanha do Dialfire e seus contatos são mantidos.
• Ao excluir uma conta, todos os seus vínculos são removidos. Também aqui as campanhas e os contatos são mantidos, mas deixam de receber atualizações. Os recursos auxiliares que o Dialfire criou no CRM (por exemplo, um workflow do HubSpot) são removidos.

Perguntas frequentes

Um registro que adicionei à lista do CRM não aparece no Dialfire. Talvez a campanha não esteja em andamento e, por isso, nenhuma sincronização automática tenha ocorrido. Clique em Sincronizar. Verifique também se o registro tem um número de telefone e se não é um duplicado de outro registro.

Alterei um número de telefone no CRM, mas o Dialfire continua discando o número antigo. As alterações em registros existentes são aplicadas à noite. Clique em Sincronizar para aplicá-las imediatamente.

Por que minha alteração no Dialfire não foi gravada no CRM? Ou o campo não está selecionado no vínculo, ou o valor foi alterado no CRM nesse meio tempo. Nesse caso, prevalece o valor do CRM.

Posso clicar em um número de telefone no CRM para ligar por meio do Dialfire? Não. Os conectores não oferecem click-to-call. As chamadas são feitas no Dialfire e depois registradas no CRM.

Posso vincular uma campanha existente? Um vínculo sempre cria uma nova campanha. Para manter suas configurações, escolha -- clone existing Dialfire campaign -- como tipo de campanha.