HubSpot

O conector do HubSpot chama os contatos ou leads de um segmento (lista) do HubSpot em uma campanha do Dialfire. Após cada chamada, ele grava o resultado de volta no HubSpot: a chamada com sua gravação, os campos alterados, as reuniões agendadas e as notas.

Esta página trata das etapas específicas do HubSpot. Para os princípios comuns a todos os conectores (campos, horários de sincronização, mensagens de erro), consulte Como funcionam os conectores.

Requisitos

• Uma conta Dialfire e uma conta HubSpot.
• Um usuário do Dialfire com direitos de administrador.
• Um usuário do HubSpot que possa ler e editar contatos e ver segmentos. Para vincular leads, também é necessário ter acesso aos leads.
• Opcional, para atualizações imediatas: Marketing Hub Professional ou Enterprise, e a permissão "Edit workflows" para o usuário do HubSpot. Sem isso, o conector funciona exatamente da mesma forma, só que em horários programados em vez de imediatamente.
• Opcional, para o Customer Journey Report: uma assinatura Professional ou Enterprise (eventos personalizados). O próprio Customer Journey Report requer o Marketing Hub Enterprise.

Etapa 1: Preparar um segmento no HubSpot

Crie um segmento (lista) com os registros que você deseja chamar. No HubSpot, vá para CRM → Segments → Create segment. Escolha Contacts ou Leads como objeto.

• Um segmento ativo (baseado em filtros) se atualiza sozinho: novos registros que atendem aos critérios chegam automaticamente ao Dialfire, e os registros que deixam de atendê-los saem da campanha.
• Um segmento estático só muda quando você mesmo adiciona ou remove registros.

Só é possível vincular segmentos de contatos e de leads. Segmentos de empresas, negócios ou tickets não aparecem na lista.

Etapa 2: Conectar sua conta do HubSpot

1. Abra connect.dialfire.com/connectors/hubspot ou instale o app do Dialfire a partir do HubSpot App Marketplace.
2. Faça login no Dialfire com seu usuário administrador.
3. Na tela de consentimento do HubSpot, escolha sua conta do HubSpot e confirme o acesso.

Permissões opcionais na tela de consentimento: o HubSpot exibe algumas permissões como caixas de seleção que, por padrão, não estão marcadas.

• Para vincular segmentos de leads, marque as permissões de leads.
• Para usar o Journey Report, marque "access to send Custom Events".

Sem essas marcações, todo o resto funciona. Você pode concedê-las mais tarde com Grant permission (“conceder permissão”) na página do conector. Seus vínculos são mantidos.

Etapa 3: Vincular um segmento a uma campanha

1. À esquerda, escolha o segmento do HubSpot. A lista mostra o nome, o tipo e o número de registros de cada segmento.
2. À direita, escolha o Tipo de campanha Dialfire (básica ou de calendário) ou -- clone existing Dialfire campaign -- (“clonar uma campanha existente do Dialfire”).
3. Informe o Título da campanha e clique em .

Se os segmentos de leads não aparecerem na lista, a conexão ainda não tem a permissão de leads. A página avisa sobre isso e oferece Grant permission.

Etapa 4: Campos e número de telefone

Abra o vínculo com .

• Campos a importar: os campos mais comuns já vêm pré-selecionados (nome, números de telefone, e-mail, endereço, empresa, cargo, status do lead e outros). Use a caixa de pesquisa para encontrar outros, inclusive suas próprias propriedades. Os campos do HubSpot que não podem ser alterados (por exemplo, valores calculados) são marcados como read-only (“somente leitura”) e só podem ser importados.
• Phone number field (“campo de número de telefone”, para contatos): escolha qual propriedade do HubSpot será discada, por exemplo, Phone Number ou Mobile Phone Number.
• Where is the phone number? (“onde está o número de telefone?”, para leads): um lead não tem número de telefone próprio. Escolha a associação com o contato vinculado e o campo de telefone desse contato. O Dialfire então também assume o nome e o endereço do contato. Enquanto você não fizer essa escolha, a sincronização de um vínculo de leads fica pausada.
• Mark contacts with the same phone number as duplicates (“marcar contatos com o mesmo número de telefone como duplicados”): ativado por padrão para contatos e desativado para leads, porque vários leads podem pertencer à mesma pessoa.

Em um vínculo de leads, escolha de onde vem o número de telefone:

Leads sem contato vinculado, ou cujo contato não tem número de telefone, são importados, mas não podem ser discados. O vínculo exibe um aviso com a quantidade desses registros.

Como funciona a sincronização

Um selo em cada vínculo mostra o modo:

• Real-time sync (“sincronização em tempo real”): o Dialfire criou no HubSpot um workflow chamado "Send contacts of list '…' to Dialfire campaign '…'". Os contatos que entram no segmento chegam ao Dialfire em poucos segundos. Não altere esse workflow.
• Scheduled sync (“sincronização programada”): não há workflow. Os novos registros chegam com a sincronização regular (a cada 10 minutos, aproximadamente, enquanto a campanha estiver sendo chamada, ou quando você clicar em Sincronizar). Clique no selo para ver o motivo. Normalmente falta a assinatura do HubSpot adequada ou a permissão "Edit workflows". Segmentos de leads sempre usam a sincronização programada, porque o HubSpot não oferece um gatilho imediato para eles.

Um clique no selo explica o modo atual:

Nos dois modos:

• As alterações em registros que já estão no Dialfire são aplicadas à noite (entre 1h e 5h) ou quando você clica em Sincronizar.
• Os registros que saem do segmento são retirados da fila de chamadas. Isso acontece depois que duas sincronizações o confirmam, ou imediatamente após uma sincronização manual.
• Os contatos excluídos no HubSpot também são retirados da campanha.

Configurar você mesmo o workflow em tempo real

Se o Dialfire não conseguiu criar o workflow, você mesmo pode criá-lo. Clique no selo Scheduled sync. O painel mostra o endereço do webhook com Copy URL (“copiar URL”). Depois, no HubSpot:

1. Automation → Workflows → Create workflow, escolha Contact-based.
2. Gatilho de inscrição (Enrollment trigger): List membership, e escolha seu segmento.
3. Aba Re-enrollment: ative Allow contacts to re-enroll e escolha Contact is a member of list.
4. Clique em + e depois em Data ops → Send a webhook.
5. Método POST, cole a URL copiada, autenticação None (a URL contém a chave de acesso).
6. Salve e ative o workflow.

O que o Dialfire grava no HubSpot

Após cada chamada, quando o contato passa pela tarefa Hubspot Push:

• Chamada: uma chamada com o título "Call in Dialfire" no contato. Ela inclui a direção, a duração, os números de telefone, o agente, o comentário do agente e o resultado. O resultado é definido como Connected, No answer ou Wrong number. As gravações podem ser reproduzidas diretamente no HubSpot. Cada chamada é registrada apenas uma vez.
• Campos: os valores alterados dos campos selecionados. A etapa de um lead também pode ser alterada dessa forma, se Pipeline stage estiver selecionado como campo.
• Novos registros: um contato criado no Dialfire também é criado no HubSpot e adicionado ao segmento. Um novo lead é vinculado ao seu contato.
• Reunião (campanha de calendário): quando o agente agenda um compromisso, uma reunião é criada no contato. O proprietário é o proprietário do contato ou, na falta dele, o usuário do HubSpot que conectou a conta.
• Nota: se a campanha preencher o campo hs_contact_note, uma nota é adicionada ao contato.

Opcional: HubSpot Customer Journey Report

Os relatórios de jornada do HubSpot só contabilizam as chamadas feitas com as ferramentas de chamada do próprio HubSpot. Por isso, o Dialfire também pode enviar cada chamada como um evento personalizado (custom event), que você pode usar nos relatórios de jornada.

1. No conector, abra HubSpot Journey Report → Set up (“configurar”).
2. No HubSpot, vá para Data Management → Event Management → Create an event → Create custom event e use o nome interno que o conector mostra.
3. Adicione as cinco propriedades listadas no conector (resultado da chamada, status, direção, duração e campanha).
4. Verifique a permissão no conector. Se aparecer Grant permission, autorize novamente e marque "access to send Custom Events".
5. Para cada vínculo, escolha se as chamadas dele serão informadas (Report this campaign's calls to the HubSpot Journey Report, “informar as chamadas desta campanha no HubSpot Journey Report”).

Configurar o Dialfire para as suas chamadas

Cada vínculo cria uma nova campanha na sua conta Dialfire. Faça login no Dialfire e:

1. Defina a identificação de chamada para suas chamadas de saída.
2. Adicione seus agentes no menu Usuários.
3. Verifique as configurações de chamada e de gravação das tarefas.

4. Verifique o formulário de contato (menu Campanha, visualização Formulário) e certifique-se de que os campos de que seus agentes precisam estejam visíveis.

O modelo de campanha já contém a tarefa Hubspot Push, que envia os resultados ao CRM após cada chamada. Você pode adaptar o fluxo de tarefas e o formulário às suas necessidades a qualquer momento.

Precisa de ajuda?

É novo no Dialfire? Consulte nossa documentação ou entre em contato com nossa equipe de suporte.

Solução de problemas

Situação	Solução
"HubSpot has withdrawn access for this account" (“o HubSpot revogou o acesso desta conta”)	O app do Dialfire foi desinstalado no HubSpot, ou o usuário que o conectou foi removido. Clique em Connect HubSpot account again (“conectar a conta do HubSpot novamente”). As campanhas e configurações permanecem como estão.
"The HubSpot authorization is not getting anywhere" (“a autorização do HubSpot não avança”)	Verifique se o app do Dialfire ainda está instalado no HubSpot e clique em Go to the HubSpot authorization (“ir para a autorização do HubSpot”).
Os segmentos de leads não aparecem	Falta a permissão de leads. Clique em Grant permission e marque as caixas de leads na tela do HubSpot.
"Synchronization is paused until you choose where the phone number comes from" (“a sincronização está pausada até que você escolha de onde vem o número de telefone”)	Vínculo de leads: escolha a associação com o contato e o campo de telefone (etapa 4).
"HubSpot rate limit reached" (“limite de solicitações do HubSpot atingido”)	O HubSpot está limitando as solicitações por um momento. Aguarde cerca de 20 segundos e clique em Retry (“tentar novamente”).
Somente "Scheduled sync"	O tempo real requer Marketing Hub Professional/Enterprise e a permissão "Edit workflows". Como alternativa, configure você mesmo o workflow (veja acima).