HubSpot

Der HubSpot-Konnektor ruft die Kontakte oder Leads eines HubSpot-Segments (Liste) in einer Dialfire-Kampagne an. Nach jedem Anruf schreibt er das Ergebnis zurück nach HubSpot: den Anruf mit Aufzeichnung, geänderte Felder, vereinbarte Meetings und Notizen.

Diese Seite beschreibt die Schritte, die speziell für HubSpot gelten. Die Grundlagen, die für alle Konnektoren gleich sind (Felder, Synchronisierungszeiten, Fehlermeldungen), finden Sie unter So funktionieren Konnektoren.

Voraussetzungen

• Ein Dialfire-Konto und ein HubSpot-Konto.
• Ein Dialfire-Benutzer mit Administratorrechten.
• Ein HubSpot-Benutzer, der Kontakte lesen und bearbeiten und Segmente sehen darf. Um Leads zu verknüpfen, braucht er außerdem Zugriff auf Leads.
• Optional, für sofortige Updates: Marketing Hub Professional oder Enterprise und die Berechtigung "Edit workflows" („Workflows bearbeiten“) für den HubSpot-Benutzer. Ohne diese funktioniert der Konnektor genauso, nur nach Zeitplan statt sofort.
• Optional, für den Customer Journey Report: ein Abonnement Professional oder Enterprise (Custom Events). Der Customer Journey Report selbst erfordert Marketing Hub Enterprise.

Schritt 1: Ein Segment in HubSpot vorbereiten

Legen Sie ein Segment (Liste) mit den Datensätzen an, die angerufen werden sollen. Gehen Sie in HubSpot auf CRM → Segments → Create segment. Wählen Sie als Objekt Contacts oder Leads.

• Ein aktives Segment (filterbasiert) aktualisiert sich selbst: Neue passende Datensätze kommen automatisch in Dialfire an, und Datensätze, die nicht mehr passen, fallen aus der Kampagne heraus.
• Ein statisches Segment ändert sich nur, wenn Sie selbst Datensätze hinzufügen oder entfernen.

Verknüpfen lassen sich nur Segmente von Kontakten und Leads. Segmente von Unternehmen, Deals oder Tickets erscheinen nicht in der Liste.

Schritt 2: Ihr HubSpot-Konto verbinden

1. Öffnen Sie connect.dialfire.com/connectors/hubspot oder installieren Sie die Dialfire-App aus dem HubSpot App Marketplace.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Dialfire-Administrator bei Dialfire an.
3. Wählen Sie auf der Zustimmungsseite von HubSpot Ihr HubSpot-Konto aus und bestätigen Sie den Zugriff.

Optionale Berechtigungen auf der Zustimmungsseite: HubSpot zeigt einige Berechtigungen als Kontrollkästchen an, die standardmäßig nicht angehakt sind.

• Um Lead-Segmente zu verknüpfen, haken Sie die Lead-Berechtigungen an.
• Um den Journey Report zu nutzen, haken Sie "access to send Custom Events" an.

Ohne diese Haken funktioniert alles andere. Sie können die Berechtigungen später auf der Seite des Konnektors mit Grant permission („Berechtigung erteilen“) nachreichen. Ihre Verbindungen bleiben erhalten.

Schritt 3: Ein Segment mit einer Kampagne verknüpfen

1. Wählen Sie links das HubSpot-Segment. Die Liste zeigt für jedes Segment den Namen, den Typ und die Anzahl der Datensätze.
2. Wählen Sie rechts die Dialfire Kampagnen-Vorlage (einfach oder Kalender) oder -- clone existing Dialfire campaign -- („bestehende Dialfire-Kampagne kopieren“).
3. Geben Sie den Kampagnen-Titel ein und klicken Sie auf .

Fehlen Lead-Segmente in der Liste, hat die Verbindung noch keine Lead-Berechtigung. Die Seite weist darauf hin und bietet Grant permission an.

Schritt 4: Felder und Rufnummer

Öffnen Sie die Verbindung mit .

• Zu importierende Felder: Die gängigsten Felder sind vorausgewählt (Name, Rufnummern, E-Mail, Adresse, Unternehmen, Position, Lead-Status und weitere). Über das Suchfeld finden Sie weitere, auch Ihre eigenen Eigenschaften. HubSpot-Felder, die sich nicht ändern lassen (zum Beispiel berechnete Werte), sind als read-only („schreibgeschützt“) markiert und können nur importiert werden.
• Phone number field („Rufnummernfeld“, bei Kontakten): Wählen Sie, welche HubSpot-Eigenschaft gewählt wird, zum Beispiel Phone Number oder Mobile Phone Number.
• Where is the phone number? („Wo steht die Rufnummer?“, bei Leads): Ein Lead hat keine eigene Rufnummer. Wählen Sie die Zuordnung zum verknüpften Kontakt und das Telefonfeld dieses Kontakts. Dialfire übernimmt dann auch Name und Adresse des Kontakts. Solange Sie das nicht ausgewählt haben, ist die Synchronisierung einer Lead-Verbindung pausiert.
• Mark contacts with the same phone number as duplicates („Kontakte mit gleicher Rufnummer als Duplikate markieren“): Bei Kontakten standardmäßig eingeschaltet, bei Leads ausgeschaltet, denn mehrere Leads können zur selben Person gehören.

Wählen Sie bei einer Lead-Verbindung, woher die Rufnummer kommt:

Leads ohne verknüpften Kontakt oder deren Kontakt keine Rufnummer hat, werden importiert, können aber nicht angerufen werden. Die Verbindung zeigt einen Hinweis mit der Anzahl solcher Datensätze.

So funktioniert die Synchronisierung

Ein Abzeichen an jeder Verbindung zeigt den Modus:

• Real-time sync („Echtzeit-Synchronisierung“): Dialfire hat in HubSpot einen Workflow namens "Send contacts of list '…' to Dialfire campaign '…'" angelegt. Kontakte, die neu ins Segment kommen, sind innerhalb von Sekunden in Dialfire. Lassen Sie diesen Workflow unverändert.
• Scheduled sync („Synchronisierung nach Zeitplan“): Es gibt keinen Workflow. Neue Datensätze kommen mit der regulären Synchronisierung an (etwa alle 10 Minuten, solange die Kampagne telefoniert wird, oder wenn Sie auf Synchronisieren klicken). Klicken Sie auf das Abzeichen, um den Grund zu sehen. Meist fehlt das passende HubSpot-Abonnement oder die Berechtigung "Edit workflows". Lead-Segmente nutzen immer die Synchronisierung nach Zeitplan, weil HubSpot für sie keinen sofortigen Auslöser anbietet.

Ein Klick auf das Abzeichen erklärt den aktuellen Modus:

In beiden Modi gilt:

• Änderungen an Datensätzen, die schon in Dialfire sind, werden nachts (zwischen 1 und 5 Uhr) übernommen oder wenn Sie auf Synchronisieren klicken.
• Datensätze, die das Segment verlassen, werden aus der Anrufwarteschlange genommen. Das geschieht, sobald zwei Synchronisierungen es bestätigen, oder sofort nach einer manuellen Synchronisierung.
• Kontakte, die in HubSpot gelöscht werden, werden ebenfalls aus der Kampagne genommen.

Den Echtzeit-Workflow selbst einrichten

Konnte Dialfire den Workflow nicht anlegen, können Sie ihn selbst erstellen. Klicken Sie auf das Abzeichen Scheduled sync. Der Bereich zeigt die Webhook-Adresse mit Copy URL („URL kopieren“). Dann in HubSpot:

1. Automation → Workflows → Create workflow, wählen Sie Contact-based.
2. Auslöser für die Aufnahme (Enrollment trigger): List membership, und wählen Sie Ihr Segment.
3. Reiter Re-enrollment: Schalten Sie Allow contacts to re-enroll ein und wählen Sie Contact is a member of list.
4. Klicken Sie auf +, dann auf Data ops → Send a webhook.
5. Methode POST, fügen Sie die kopierte URL ein, Authentifizierung None (die URL enthält den Zugangsschlüssel).
6. Speichern und aktivieren Sie den Workflow.

Was Dialfire nach HubSpot schreibt

Nach jedem Anruf, wenn der Kontakt die Kampagnenstufe Hubspot Push durchläuft:

• Anruf: ein Anruf mit dem Titel "Call in Dialfire" am Kontakt. Er enthält Richtung, Dauer, Rufnummern, den Agenten, den Kommentar des Agenten und das Ergebnis. Als Ergebnis wird Connected, No answer oder Wrong number gesetzt. Aufzeichnungen lassen sich direkt in HubSpot abspielen. Jeder Anruf wird nur einmal protokolliert.
• Felder: geänderte Werte der ausgewählten Felder. Auch die Phase eines Leads lässt sich so ändern, wenn Pipeline stage als Feld ausgewählt ist.
• Neue Datensätze: Ein in Dialfire angelegter Kontakt wird auch in HubSpot angelegt und zum Segment hinzugefügt. Ein neuer Lead wird mit seinem Kontakt verknüpft.
• Meeting (Kalender-Kampagne): Wenn der Agent einen Termin vereinbart, wird am Kontakt ein Meeting angelegt. Besitzer ist der Besitzer des Kontakts, sonst der HubSpot-Benutzer, der das Konto verbunden hat.
• Notiz: Wenn die Kampagne das Feld hs_contact_note befüllt, wird dem Kontakt eine Notiz hinzugefügt.

Optional: HubSpot Customer Journey Report

Die Journey Reports von HubSpot zählen nur Anrufe, die mit den eigenen Telefonie-Werkzeugen von HubSpot geführt wurden. Deshalb kann Dialfire jeden Anruf zusätzlich als Custom Event (benutzerdefiniertes Ereignis) senden, das Sie dann in Journey Reports verwenden können.

1. Öffnen Sie im Konnektor HubSpot Journey Report → Set up.
2. Gehen Sie in HubSpot auf Data Management → Event Management → Create an event → Create custom event und verwenden Sie den internen Namen, den der Konnektor Ihnen anzeigt.
3. Fügen Sie die fünf Eigenschaften hinzu, die der Konnektor auflistet (Anrufergebnis, Status, Richtung, Dauer und Kampagne).
4. Prüfen Sie die Berechtigung im Konnektor. Steht dort Grant permission, autorisieren Sie erneut und haken Sie "access to send Custom Events" an.
5. Wählen Sie je Verbindung, ob ihre Anrufe gemeldet werden (Report this campaign's calls to the HubSpot Journey Report).

Dialfire für Ihre Anrufe einrichten

Jede Verbindung legt in Ihrem Dialfire-Konto eine neue Kampagne an. Melden Sie sich bei Dialfire an und:

1. Legen Sie die Anrufer-ID für Ihre ausgehenden Anrufe fest.
2. Legen Sie Ihre Agenten im Menü Benutzer an.
3. Prüfen Sie die Anruf- und Aufzeichnungseinstellungen der Kampagnenstufen.

4. Prüfen Sie das Formular (Menü Kampagne, Ansicht Formular) und stellen Sie sicher, dass die Felder sichtbar sind, die Ihre Agenten brauchen.

Die Kampagnenvorlage enthält bereits die Kampagnenstufe Hubspot Push, die nach jedem Anruf die Ergebnisse ins CRM überträgt. Taskflow und Formular können Sie jederzeit an Ihre Anforderungen anpassen.

Brauchen Sie Hilfe?

Sie sind neu bei Dialfire? Werfen Sie einen Blick in unsere Dokumentation oder wenden Sie sich an unser Support-Team.

Fehlerbehebung

Situation	Lösung
"HubSpot has withdrawn access for this account"	Die Dialfire-App wurde in HubSpot deinstalliert, oder der Benutzer, der sie verbunden hat, wurde entfernt. Klicken Sie auf Connect HubSpot account again („HubSpot-Konto erneut verbinden“). Kampagnen und Einstellungen bleiben erhalten.
"The HubSpot authorization is not getting anywhere"	Prüfen Sie, ob die Dialfire-App in HubSpot noch installiert ist, und klicken Sie dann auf Go to the HubSpot authorization („zur HubSpot-Autorisierung“).
Lead-Segmente fehlen	Die Lead-Berechtigung fehlt. Klicken Sie auf Grant permission und haken Sie auf der HubSpot-Seite die Lead-Kontrollkästchen an.
"Synchronization is paused until you choose where the phone number comes from"	Lead-Verbindung: Wählen Sie die Kontakt-Zuordnung und das Telefonfeld (Schritt 4).
"HubSpot rate limit reached"	HubSpot begrenzt die Anfragen für einen Moment. Warten Sie etwa 20 Sekunden und klicken Sie dann auf Retry („erneut versuchen“).
Nur "Scheduled sync"	Echtzeit erfordert Marketing Hub Professional/Enterprise und die Berechtigung "Edit workflows". Alternativ richten Sie den Workflow selbst ein (siehe oben).