HubSpot

El conector de HubSpot llama en una campaña de Dialfire a los contactos o leads de un segmento (lista) de HubSpot. Después de cada llamada escribe el resultado de vuelta en HubSpot: la llamada con su grabación, los campos modificados, las reuniones concertadas y las notas.

Esta página trata los pasos específicos de HubSpot. Para los principios comunes a todos los conectores (campos, horarios de sincronización, mensajes de error), consulte Cómo funcionan los conectores.

Requisitos

• Una cuenta de Dialfire y una cuenta de HubSpot.
• Un usuario de Dialfire con derechos de administrador.
• Un usuario de HubSpot que pueda ver y editar contactos y ver segmentos. Para vincular leads también se necesita acceso a los leads.
• Opcional, para actualizaciones instantáneas: Marketing Hub Professional o Enterprise, y el permiso "Edit workflows" (editar workflows) para el usuario de HubSpot. Sin ellos, el conector funciona exactamente igual, solo que según una programación en lugar de al instante.
• Opcional, para el Customer Journey Report: una suscripción Professional o Enterprise (eventos personalizados). El propio Customer Journey Report requiere Marketing Hub Enterprise.

Paso 1: Preparar un segmento en HubSpot

Cree un segmento (lista) con los registros que desea llamar. En HubSpot vaya a CRM → Segments → Create segment. Elija Contacts o Leads como objeto.

• Un segmento activo (basado en filtros) se actualiza por sí solo: los nuevos registros que cumplen los criterios llegan automáticamente a Dialfire, y los registros que ya no los cumplen salen de la campaña.
• Un segmento estático solo cambia cuando usted mismo añade o quita registros.

Solo se pueden vincular segmentos de contactos y de leads. Los segmentos de empresas, deals o tickets no aparecen en la lista.

Paso 2: Conectar su cuenta de HubSpot

1. Abra connect.dialfire.com/connectors/hubspot o instale la app de Dialfire desde el HubSpot App Marketplace.
2. Inicie sesión en Dialfire con su usuario administrador.
3. En la pantalla de consentimiento de HubSpot, elija su cuenta de HubSpot y confirme el acceso.

Permisos opcionales en la pantalla de consentimiento: HubSpot muestra algunos permisos como casillas que no están marcadas de forma predeterminada.

• Para vincular segmentos de leads, marque los permisos de leads.
• Para usar el Journey Report, marque "access to send Custom Events" (acceso para enviar eventos personalizados).

Sin estas casillas, todo lo demás funciona. Puede concederlos más adelante con Grant permission (conceder permiso) en la página del conector. Sus conexiones se conservan.

Paso 3: Vincular un segmento a una campaña

1. A la izquierda, elija el segmento de HubSpot. La lista muestra el nombre, el tipo y el número de registros de cada segmento.
2. A la derecha, elija el Tipo de campaña Dialfire (básica o de calendario) o -- clone existing Dialfire campaign -- (clonar una campaña de Dialfire existente).
3. Introduzca el Título de la campaña y haga clic en .

Si faltan segmentos de leads en la lista, la conexión todavía no tiene el permiso de leads. La página lo indica y ofrece Grant permission.

Paso 4: Campos y número de teléfono

Abra la conexión con .

• Campos a importar: los campos más habituales vienen preseleccionados (nombre, números de teléfono, correo electrónico, dirección, empresa, cargo, estado del lead y otros). Use el cuadro de búsqueda para encontrar más, incluidas sus propias propiedades. Los campos de HubSpot que no se pueden modificar (por ejemplo, valores calculados) están marcados como read-only (solo lectura) y solo se pueden importar.
• Phone number field (campo de número de teléfono, en contactos): elija qué propiedad de HubSpot se marca, por ejemplo Phone Number o Mobile Phone Number.
• Where is the phone number? (¿dónde está el número de teléfono?, en leads): un lead no tiene número de teléfono propio. Elija la asociación con el contacto vinculado y el campo de teléfono de ese contacto. Dialfire toma entonces también el nombre y la dirección del contacto. Hasta que no lo haya elegido, la sincronización de una conexión de leads está en pausa.
• Mark contacts with the same phone number as duplicates (marcar como duplicados los contactos con el mismo número de teléfono): activado de forma predeterminada para contactos y desactivado para leads, porque varios leads pueden pertenecer a la misma persona.

En una conexión de leads, elija de dónde procede el número de teléfono:

Los leads sin contacto vinculado, o cuyo contacto no tiene número de teléfono, se importan, pero no se pueden marcar. La conexión muestra un aviso con el número de estos registros.

Cómo funciona la sincronización

Una insignia en cada conexión muestra el modo:

• Real-time sync (sincronización en tiempo real): Dialfire ha creado en HubSpot un workflow llamado "Send contacts of list '…' to Dialfire campaign '…'". Los contactos que se incorporan al segmento están en Dialfire en pocos segundos. No modifique este workflow.
• Scheduled sync (sincronización programada): no hay workflow. Los registros nuevos llegan con la sincronización periódica (cada 10 minutos aproximadamente mientras se llama en la campaña, o cuando hace clic en Sincronizar). Haga clic en la insignia para ver el motivo. Normalmente falta la suscripción de HubSpot o el permiso "Edit workflows". Los segmentos de leads siempre usan la sincronización programada, porque HubSpot no ofrece un disparador instantáneo para ellos.

Al hacer clic en la insignia se explica el modo actual:

En ambos modos:

• Los cambios en registros que ya están en Dialfire se aplican de noche (entre la 1 y las 5 de la madrugada) o cuando hace clic en Sincronizar.
• Los registros que salen del segmento se retiran de la cola de llamadas. Esto ocurre cuando dos sincronizaciones lo confirman, o de inmediato tras una sincronización manual.
• Los contactos eliminados en HubSpot también se retiran de la campaña.

Configurar usted mismo el workflow en tiempo real

Si Dialfire no pudo crear el workflow, puede crearlo usted mismo. Haga clic en la insignia Scheduled sync. El panel muestra la dirección del webhook con Copy URL (copiar URL). Después, en HubSpot:

1. Automation → Workflows → Create workflow, elija Contact-based.
2. Disparador de inscripción: List membership, y elija su segmento.
3. Pestaña Re-enrollment: active Allow contacts to re-enroll y elija Contact is a member of list.
4. Haga clic en + y después en Data ops → Send a webhook.
5. Método POST, pegue la URL copiada, autenticación None (la URL contiene la clave de acceso).
6. Guarde y active el workflow.

Qué escribe Dialfire en HubSpot

Después de cada llamada, cuando el contacto pasa por la tarea Hubspot Push:

• Llamada: una llamada titulada "Call in Dialfire" en el contacto. Incluye la dirección, la duración, los números de teléfono, el agente, el comentario del agente y el resultado. El resultado se establece como Connected, No answer o Wrong number. Las grabaciones se pueden reproducir directamente en HubSpot. Cada llamada se registra una sola vez.
• Campos: los valores modificados de los campos seleccionados. De este modo también se puede cambiar la etapa de un lead, si Pipeline stage está seleccionado como campo.
• Registros nuevos: un contacto creado en Dialfire también se crea en HubSpot y se añade al segmento. Un lead nuevo se vincula a su contacto.
• Reunión (campaña de calendario): cuando el agente concierta una cita, se crea una reunión en el contacto. El propietario es el propietario del contacto o, en su defecto, el usuario de HubSpot que conectó la cuenta.
• Nota: si la campaña rellena el campo hs_contact_note, se añade una nota al contacto.

Opcional: HubSpot Customer Journey Report

Los informes de recorrido (journey reports) de HubSpot solo cuentan las llamadas realizadas con las herramientas de llamada propias de HubSpot. Por eso, Dialfire también puede enviar cada llamada como evento personalizado, que después puede usar en los journey reports.

1. En el conector, abra HubSpot Journey Report → Set up (configurar).
2. En HubSpot vaya a Data Management → Event Management → Create an event → Create custom event y use el nombre interno que le muestra el conector.
3. Añada las cinco propiedades indicadas en el conector (resultado de la llamada, estado, dirección, duración y campaña).
4. Compruebe el permiso en el conector. Si indica Grant permission, vuelva a autorizar y marque "access to send Custom Events".
5. Para cada conexión, elija si se informan sus llamadas (Report this campaign's calls to the HubSpot Journey Report, informar de las llamadas de esta campaña al HubSpot Journey Report).

Configurar Dialfire para sus llamadas

Cada conexión crea una nueva campaña en su cuenta de Dialfire. Inicie sesión en Dialfire y:

1. Configure el identificador de llamadas para sus llamadas salientes.
2. Añada a sus agentes en el menú Usuarios.
3. Revise los ajustes de llamada y de grabación de las tareas.

4. Revise el formulario de contacto (menú Campaña, vista Formulario) y asegúrese de que los campos que necesitan sus agentes estén visibles.

La plantilla de campaña ya contiene la tarea Hubspot Push, que envía los resultados al CRM después de cada llamada. Puede adaptar en cualquier momento el flujo de tareas y el formulario a sus necesidades.

¿Necesita ayuda?

¿Es nuevo en Dialfire? Consulte nuestra documentación o póngase en contacto con nuestro equipo de soporte.

Solución de problemas

Situación	Solución
"HubSpot has withdrawn access for this account"	(HubSpot ha retirado el acceso para esta cuenta.) La app de Dialfire se desinstaló en HubSpot, o se eliminó el usuario que la conectó. Haga clic en Connect HubSpot account again (volver a conectar la cuenta de HubSpot). Las campañas y los ajustes se mantienen tal como están.
"The HubSpot authorization is not getting anywhere"	(La autorización de HubSpot no avanza.) Compruebe que la app de Dialfire sigue instalada en HubSpot y haga clic en Go to the HubSpot authorization (ir a la autorización de HubSpot).
Faltan los segmentos de leads	Falta el permiso de leads. Haga clic en Grant permission y marque las casillas de leads en la pantalla de HubSpot.
"Synchronization is paused until you choose where the phone number comes from"	(La sincronización está en pausa hasta que elija de dónde procede el número de teléfono.) Conexión de leads: elija la asociación con el contacto y el campo de teléfono (paso 4).
"HubSpot rate limit reached"	(Se alcanzó el límite de solicitudes de HubSpot.) HubSpot limita las solicitudes durante un momento. Espere unos 20 segundos y haga clic en Retry (reintentar).
Solo "Scheduled sync"	El tiempo real requiere Marketing Hub Professional/Enterprise y el permiso "Edit workflows". Como alternativa, configure usted mismo el workflow (véase más arriba).