Empezando tu campaña en vivo
Este capítulo está para mostrarte el camino mas corto para usar Dialfire productivamente
Agregando usuarios
¿Eres el único usuario de Dialfire en tu empresa? Puedes saltarte esta sección.
Para agregar un usuario nuevo haz clic en la pestaña Usuarios y luego haz clic en el botón .
Nota: Solo los campos Login, Equipo y Contraseña son obligatorios.
Puedes elegir entre las siguientes funciones para el usuario:
- Administradores tienen acceso completo a todo.
- Operadores tienen permiso para trabajar con datos de la campaña, como la importación de listas de contactos, exportar los resultados.
- Supervisores pueden agregar nuevas cuentas de agente, asignar agentes a campañas, escuchar llamadas en tiempo real y usar las herramientas analíticas.
- Backoffice tienen permiso para buscar contactos y modificarlos. Normalmente se asigna a usuarios que manejan casos especiales.
- Agentes solo tienen acceso al área de llamada.
Consejo: Si hay usuarios que trabajan desde diferentes lugares, es recomendable rellenar el campo Oficina. Esto te permitirá hacer una comparación analítica en otro momento.
Consejo: Utiliza el campo Extra para cualquier información que desees almacenar sobre el usuario. Esto también puede ser información estructurada que puede ser examinada o extraída en otro momento.
No te olvides de presionar el botón en la parte superior derecha.
Organizando los campos del formulario
Cuando importas por primera vez tu lista de contactos a una campaña, todas las columnas en la lista se agregarán como campos del formulario visible al agente. Cada campo se colocará en una nueva línea. En la mayoría de los casos esto es suficiente. Sin embargo, un poco de detalle puede aumentar drásticamente la utilidad.
Para ajustar el formulario visible al agente, a tu gusto, abre la pestaña Campañas y cambia a la vista de "Formulario". Allí podrás ver una lista de todos los campos de datos de tu campaña.
Consejo: Los siguientes cambios harán que sea más fácil para tus agentes trabajar con ese formulario:
- Cambiar el orden de los campos simplemente arrastrando los campos de arriba a abajo
- Cambiar los títulos de campo a algo más legible. El nombre del campo original seguirá siendo utilizado para la importación de contactos y la exportación de los resultados de las llamadas.
- Si deseas que el siguiente campo aparezca en la misma línea, desactiva la opción Salto de línea para ese campo
- Si deseas ocultar un campo de la vista del formulario del agente, simplemente activa la opción Campo oculto
- Si el contenido de un campo no debe ser modificado por el agente, activa la opción Campo de solo lectura
- Si un campo debe ser rellenado para una llamada exitosa simplemente activa la opción Campo obligarorio
- Activa la opción Parte del nombre para cada campo que pertenece al nombre de tu contacto. Estos campos se presentan como nombre del contacto en diversas situaciones.
- Para recopilar información adicional durante una llamada, agrega un nuevo campo con el botón y dale un título.
En cualquier momento puedes pulsar el botón para ver una vista previa de la pantalla del agente. Cuando hayas terminado no olvides de presionar el botón para que los cambios sean permanentes.
Nota importante; Es mejor comprobar la pantalla del agente usando el botón previsualizar antes de llamar a tus contactos. Comprueba que todo está como esperabas y que no hay errores. Ten en cuenta también que guardar los cambios del formulario tiene un impacto directo en el formulario del agente.
Configuración del identificador de llamadas
Regulaciones en algunos países requieren la realización de llamadas con un identificador de llamadas visible, permitiendo que los clientes devuelvan la llamada. Incluso si no estás obligado legalmente, el envío de un identificador de llamadas válido ayuda a crear confianza en la llamada. Si no deseas enviar un identificador de llamadas, puedes omitir esta sección.
Dialfire te permite utilizar cualquier número de teléfono existente como identificador en tus llamadas salientes. Es muy probable que algunos clientes, que han perdido tus llamadas, llamarán a ese número. Con Dialfire tienes la opción de
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manejar esas devoluciones de llamada fuera de Dialfire con tus líneas telefónicas existentes
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enrutar esas llamadas entrantes devueltas al equipo de llamadas salientes
En cualquier caso, debes registrar tu número de teléfono existente como una línea de telefono en Dialfire. Una vez hecho ésto puedes seleccionar la utilización de esa línea como identificador de llamadas para las llamadas salientes en tu campaña.
Paso 1 - Registro de un número de teléfono existente como línea telefónica
Abre la pestaña Números de teléfono y pulsa el botón para añadir una nueva línea. Elige un título para esa línea y rellena el número telefónico que deseas registrar. Selecciona también cómo deseas gestionar las llamadas a ese número. A continuación pulsa para guardar la configuración.
A continuación necesitas demostrar titularidad de ese número de teléfono. Esto se hace mediante una llamada de verificación.
Si deseas gestionar las devoluciones de llamadas fuera de Dialfire con tu línea telefónica existente
sólo tienes que elegir la opción Teléfono o PBX existente. Al elegir esa opción aparecerá un nuevo campo para introducir el código de verificación.
Asegúrate de que tienes el teléfono a tu lado y puedes recibir personalmente llamadas a ese número. Presiona cuando estés listo para verificar la línea. Dialfire hará una llamada automática al número especificado con una voz facilitando el código de verificación. Introduce el código y pulsa para completar la configuración. El indicador de estado mostrará el texto verificado.
Si deseas dirigir las llamadas entrantes al equipo de llamadas salientes
Elige la opción de línea PSTN Dial-in. Dialfire acepta llamadas a través de los números de marcación de entrada o a través de un VoIP (SIP)-Gateway.
Ahora configura el desvío de llamada de tu línea telefónica al número de marcación de entrada que se muestra en la página de configuración.
Una vez que el desvío de llamadas se ha realizado a tu teléfono, pulsa el botón. Dialfire ahora hará una llamada automática al número especificado, la cual debe ser desviada de inmediato al número de marcación de entrada. Tan pronto como Dialfire recibe la llamada desviada, el indicador del status mostrará verificado.
Paso 2 - Utilizar la línea de teléfono como identificador de llamadas salientes
Abre la pestaña Tareas y haz clic en el símbolo Llamada en la parte superior de la lista de tareas. La página de configuración para esa tarea se abrirá en el lado derecho. Dentro de la sección identificación de llamadas entrantes hay un campo desplegable Línea asignada que te permite elegir el número para ser utilizado como identificador de llamadas.
Nota: Se puede utilizar el mismo número de teléfono para cualquier número de tareas de llamadas salientes, incluso a través de diferentes campañas.
Si las llamadas a ese número se enrutan de nuevo a Dialfire, esas llamadas serán asignadas automáticamente a los agentes activos actualmente en esa tarea. Cada vez que un usuario solicita un nuevo contacto en vivo, será conectado a una llamada entrante, actualmente en espera, si existe. El agente oirá un tono distinto y verá un mensaje en la pantalla antes de conectar la llamada. Dialfire asegura que la llamada es realmente una "llamada devuelta" para esa tarea y que el contacto se encuentra en un estado abierto. Para obtener mas información sobre el manejo de diversos tipos de llamadas entrantes ver Modos de llamada / Llamadas entrantes.
Exportación de resultados de llamadas
La mayoría de las campañas requieren que informes acerca de los resultados de las llamadas a tus clientes. En Dialfire esto se llama una exportación y es otro paso ("tarea") en tu campaña. Un contacto pasa de una tarea a otra tan pronto como se ha alcanzado el resultado final. Por lo general un resultado éxito hará que el contacto aparezca en una exportación diferente a declinado.
Puedes ver todas las exportaciones que han sido creadas en tu campaña al abrir la pestaña Exportar.
Si hay algunos contactos nuevos listos para exportar se indicarán con la etiqueta nuevo delante del nombre del fichero de exportación. Todos los contactos que llegan a esa tarea de exportación entrarán en ese archivo.
Tan pronto hagas clic en el nombre del archivo, este se cerrará y se descargará. Una vez finalizada la descarga, el nombre del archivo se mostrará todavía, pero con una marca de tiempo en lugar de la etiqueta nuevo. Nota: Siempre se puede volver a descargar el mismo fichero otra vez.
Todos los contactos que aparecen en esa tarea de exportación en adelante entrarán en un nuevo fichero. De esta manera puedes fácilmente hacer un seguimiento de los resultados que ya han sido exportados y de los que todavía están "abiertos".
Por defecto el fichero tendrá texto separado por tabulaciones con todos tus campos de campaña incluidos. Cualquier software de hoja de cálculo será capaz de abrir ese archivo.
Si tu cliente requiere otro formato o desea crear documentos imprimibles, lee Configurando Tareas / Tareas de 'Exportación' sobre la personalización de tu exportación.
Agregando saldo a tu cuenta
Puedes recargar tu crédito mediante pagos únicos o habilitando la opción de pago automático cuando tu crédito esté por debajo de un límite determinado que puedes configurar.
Encontrarás todas las opciones de configuración además de la información de pago de Dialfire en la pestaña Facturación.