"O que começou com uma avaria no sistema, tornou-se no nosso salto para o futuro."

Dinamic Objetivos sobre a migração para a Dialfire em apenas dois dias e a automatização de 50% das tarefas manuais.

José Caride, fundador e sócio-gerente da Dinamic Objetivos S.L., explica como a sua empresa mudou das infraestruturas tradicionais de call center para a Dialfire - uma solução ágil e nativa na nuvem que optimizou os fluxos de trabalho. O que começou como uma migração de emergência, evoluiu para uma parceria a longo prazo que continua a impulsionar a eficiência, a automatização e a inovação.

José vai ao cerne da questão:

"Não mudámos apenas para a Dialfire - evoluímos com a Dialfire. A flexibilidade e a automatização pouparam-nos tempo, reduziram os custos e melhoraram significativamente o nosso desempenho."

José descreve a visão da empresa:

"Queríamos oferecer aos clientes europeus um serviço mais personalizado e baseado em relações - uma alternativa à terceirização tradicional."

Os desafios antes da implementação da Dialfire

Antes de mudar para a Dialfire, a Dinamic Objetivos enfrentava vários desafios operacionais que limitavam o crescimento e a rentabilidade:

Custos elevados das infra-estruturas

A empresa utilizava inicialmente um sistema PBX com custos elevados por utilizador.

As taxas de licença, os custos de infraestrutura e os custos administrativos faziam com que muitas campanhas não fossem rentáveis.

Dependência de sistemas internos

Apesar da mudança para o Asterisk ter reduzido os custos de infraestrutura, conduziu a dependências técnicas.

A manutenção e atualização dos servidores Asterisk tornou-se um desafio ao longo do tempo.

Falha do sistema e migração de emergência

Uma súbita falha de eletricidade em Marrocos levou a que o disco rígido dos servidores Asterisk ficasse danificado, o que impossibilitou o seu funcionamento.

O técnico interno do Asterisk já tinha saído da empresa - era impossível encontrar uma solução rápida.

Para salvar quatro campanhas em curso, José recorreu à Dialfire no último minuto.

Notas de José:

"Mesmo quando tínhamos clientes que queriam realizar campanhas, os custos de infraestrutura tornavam-nas muitas vezes não rentáveis."

A solução:
Implementação da Dialfire

Apesar da extrema pressão de tempo, a migração para a Dialfire decorreu sem problemas devido ao facto de a plataforma ser flexível e baseada na nuvem.

Utilização rápida em situações de crise

  • Quarta-feira à tarde: Contactar a Dialfire para a migração de emergência.
  • Quinta-feira e sexta-feira: A equipa de apoio da Dialfire replicou as 4 campanhas críticas.
  • Segunda-feira de manhã: Todas as campanhas estavam de novo totalmente operacionais.

José confirma:

"Sem a equipa de apoio da Dialfire, esta mudança não teria sido possível. Em poucos dias, passámos de uma falha completa do sistema para uma recuperação total."

Vantagens a longo prazo da Dialfire

Desde a introdução da Dialfire há quase 7 anos, a Dinamic Objetivos conseguiu estabilizar as suas operações, melhorando significativamente a eficiência, a automatização e a gestão de custos.

1. Automatização e otimização do fluxo de trabalho

  • 50% das tarefas manuais - como a exportação de gravações e a criação de relatórios - foram automatizadas.
  • Tarefas essenciais como a sincronização de dados e a gestão de painéis de controlo são agora executadas automaticamente e aliviam os supervisores.
  • Registo de chamadas e conformidade: O sistema garante que as frases de vendas obrigatórias são cumpridas para evitar penalizações.


sublinha José:

"As verificações de conformidade costumavam ser entediantes e manuais. Agora, a Dialfire assinala automaticamente os casos problemáticos, o que poupa tempo e reduz as penalizações."

2. Melhor formação dos agentes e facilidade de utilização

  • A Dialfire é muito mais fácil de utilizar do que os sistemas anteriores - o tempo de formação dos novos agentes foi reduzido em 50%.

José lembra-se:

Antigamente, era necessário meio dia para formar um novo agente. Atualmente, eles aprendem tudo o que precisam de saber em apenas uma hora e meia a duas horas - mesmo para campanhas complexas!"

3. Integração perfeita de vários sistemas

  • Com a ajuda dos webhooks da Dialfire, foram integrados CRMs de clientes, bases de dados de vendas e ferramentas de comunicação.
  • Isto reduziu o tempo de verificação de 24 horas para apenas 5 minutos.
  • As notificações do WhatsApp informam os representantes de vendas assim que uma venda é confirmada.

José mantém-se firme:

"A nossa equipa de vendas não tinha transparência sobre o estado dos seus contratos. Agora, recebem actualizações imediatas via WhatsApp assim que a sua venda é confirmada ou rejeitada."

4. Redução de custos e escalabilidade

  • O modelo de pagamento por utilização da Dialfire eliminou custos de licença desnecessários.
  • Sendo uma plataforma baseada na nuvem, os custos de manutenção e de infraestrutura são eliminados.
  • Os fundos poupados foram reinvestidos em tecnologias de automatização e IA.

sublinha José:

"Não nos limitámos a substituir um sistema, ganhámos uma solução económica e escalável que se adapta às nossas necessidades."

Como é que a Dialfire melhorou as operações

Verificação de contratos no sector da energia (Espanha e França)

Problema: O pessoal de vendas não tinha forma de acompanhar o estado dos seus contratos.

Solução: A Dialfire automatizou o processo de verificação do contrato:

  • Sincronização CRM em tempo real
  • Notificações WhatsApp para o pessoal de vendas
  • Armazenamento automático de registos para conformidade



José explica:

"Os vendedores costumavam trabalhar no escuro. Agora sabem exatamente quando um contrato foi confirmado e quando serão pagos."

Reconhecimento da indústria e adopção pelos concorrentes

Um grande concorrente de um cliente da Dialfire reconheceu o sucesso da solução e solicitou a mesma implementação.

Isto levou a uma segunda grande mudança, que demonstrou ainda mais a capacidade de expansão da Dialfire.

José sublinha:

"Implementámos a mesma solução para um concorrente - e funcionou na perfeição. Soubemos então que a Dialfire era um produto revolucionário."

Perspectivas para o futuro:
IA e inovação contínua

A Dinamic Objetivos planeia introduzir a automatização apoiada por IA para otimizar ainda mais o processamento de chamadas.

Planos para a integração da IA:

  • Automatização de chamadas simples e repetitivas para aliviar os agentes humanos.
  • Extensão da análise de chamadas apoiada por IA para monitorização do desempenho.

José tem a certeza:

"Estamos constantemente à procura de inovações. A automação apoiada por IA é o próximo passo - e a Dialfire vai apoiar-nos neste esforço."

Conclusões e recomendações

  • Fiável e escalável: "Em mais de cinco anos, nunca tivemos um problema grave com a Dialfire."
  • Flexível e económico: "O modelo de pagamento conforme o uso permite o crescimento sem custos desnecessários."
  • Apoio excecional: "A equipa técnica da Dialfire ouve-nos e ajuda-nos com soluções personalizadas."



As últimas palavras de José:

"Se está à procura de uma solução de centro de atendimento, experimenta a Dialfire - a experiência fará toda a diferença."

Sobre a Dinamic Objetivos S.L.

Indústria

Externalização de centros de chamadas (serviços de centros de contacto)

Localizações

Espanha (serviços multilingues) e Marrocos (serviços em francês)

Fundação

2002

Missão

Prestação de serviços de externalização de centros de atendimento personalizados, centrados na personalização, eficiência e interação de primeira classe com o cliente.