"Wie Systeme (endlich) eine gemeinsame Sprache finden“
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Isabelle Hahnemann, Mitarbeiterin Callcenter‑ und Kooperationsmanagement, und Nicole Raab, Referentin Vertriebssteuerung, von Wattline, einem Energiedienstleister für mittelständische Unternehmen, erzählten uns in einem Interview, wie entscheidend maßgeschneiderte technische Lösungen für die Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung sind. Wattline setzt dabei auf Dialfire, um die Außendienstkoordination zu optimieren und ihren Kundenservice zu professionalisieren.
Nicole fasst es treffend zusammen:
„Der Einsatz von Dialfire hat uns nicht nur geholfen, unsere Prozesse zu vereinheitlichen, sondern auch die Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern und Außendienstkollegen effizienter zu gestalten.“
Herausforderung:
Uneinheitliche Prozesse und Datenflüsse
Vor der Einführung von Dialfire sah sich Wattline mit mehreren Herausforderungen konfrontiert, die die Effizienz und die Qualität der Außendienstkoordination beeinträchtigten. Nicole beschreibt: „Daten wurden exportiert, in ein anderes System importiert und dann war oft schon etwas veraltet. Diese Zeitversätze haben uns immer wieder vor Probleme gestellt.“
Uneinheitliche Datenflüsse
Unterschiedliche Systeme bei Dienstleistern, Außendienstmitarbeitenden und internen Abteilungen führten zu Problemen bei der Datenkonsistenz.
Komplexität der Außendienstkoordination
Außendienstmitarbeitende legten selbst Termine, während Dienstleister parallel Termine generierten – häufig ohne Echtzeit-Abgleich. Das führte zu Überschneidungen und organisatorischen Problemen.
Schnittstellenprobleme
Die Integration verschiedener Systeme und Partner in einen einheitlichen Prozess stellte eine große Herausforderung dar.
„Die größte Herausforderung war, alle Beteiligten – Dienstleister, Außendienst, Kundenservice und IT – unter einen Hut zu bekommen. Unterschiedliche Anforderungen haben das nicht leichter gemacht.“
Die Lösung:
Einführung von Dialfire
Mit der Einführung von Dialfire konnte Wattline diese Herausforderungen systematisch lösen. Dialfire stellt als Cloud-native Plattform eine einheitliche Grundlage für alle Beteiligten bereit und ermöglicht es, Prozesse effizienter zu gestalten.
1. Prozessoptimierung und Vereinheitlichung
Dialfire ermöglicht es Wattline die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Beteiligten zu optimieren.
- Einheitliche Plattform: Alle Daten werden zentral verwaltet, wodurch manuelle Exporte und Importe überflüssig sind.
- Echtzeit-Datenverarbeitung: Daten sind stets aktuell, sodass Terminüberschneidungen vermieden werden können.
Nicole erklärt:
„Dialfire hat uns geholfen das Chaos in unserer Außendienstkoordination aufzuräumen. Alle arbeiten jetzt mit aktuellen Daten – und das spart uns enorm viel Zeit und Aufwand.“
2. Benutzerfreundlichkeit
- Einfache Implementierung: Die Voraussetzungen für die Nutzung sind minimal, sodass das System schnell und effizient eingeführt werden konnte.
- Flexibilität: Anpassbare Masken und Dashboards ermöglichen es, das System individuell auf die Bedürfnisse von Wattline zuzuschneiden.
Isabelle hebt hervor:
„Die Benutzerfreundlichkeit von Dialfire ist ein großer Pluspunkt. Man braucht keine technischen Vorkenntnisse, um damit arbeiten zu können – und das war für uns ein entscheidendes Kriterium.“
3. Innovative Funktionen
Eine Funktion, die besonders hervorgehoben wurde, ist das Routing-Feature von Dialfire.
- Effiziente Routenplanung: Außendienstmitarbeitende können ihre Termine in Echtzeit koordinieren und unnötige Wege vermeiden.
- Dashboards und Statistiken: Dialfire bietet Echtzeit-Dashboards, mit denen die Außendienstaktivitäten überwacht und analysiert werden können.
Nicole ergänzt:
„Die Routing-Funktion ist mein persönliches Highlight. Sie sorgt dafür, dass unsere Außendienstkollegen effizient planen können – und das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.“
Ergebnisse:
Mehr Effizienz und bessere Datenqualität
Die Einführung von Dialfire hat bei Wattline spürbare Verbesserungen gebracht:
Vereinheitlichung der Prozesse:
- Dank Dialfire arbeiten alle Beteiligten – Dienstleister, Außendienst und interne Teams – auf einer einheitlichen Plattform.
- Die Schnittstellenproblematik wurde vollständig gelöst.
Einsparung von Ressourcen:
- Manuelle Arbeitsschritte wurden drastisch reduziert.
- Die Echtzeit-Datenverarbeitung minimiert Verzögerungen und Fehler.
Verbesserte Datenqualität:
- Aktualisierte und konsistente Daten sorgen für reibungslose Abläufe und transparente Prozesse.
Skalierbarkeit:
- Dialfire ermöglicht es Wattline, Outbound-Kampagnen effizient und in großem Umfang durchzuführen.
„Mit Dialfire arbeiten wir jetzt nicht nur effizienter, sondern auch zuverlässiger. Die Echtzeit-Daten und die benutzerfreundliche Plattform machen einen großen Unterschied.“
Warum Dialfire?
Auf die Frage, warum sich Wattline für Dialfire entschieden hat, hebt Nicole hervor:
„Es ist die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und der Möglichkeit, unterschiedliche Anforderungen zu integrieren, die Dialfire zur idealen Lösung für uns macht.“
Fazit:
Technologie trifft auf Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit zwischen Wattline und Dialfire zeigt, wie moderne Technologien helfen, komplexe Herausforderungen zu bewältigen und gleichzeitig Effizienz und Datenqualität zu verbessern. Durch Dialfire konnte Wattline nicht nur seine Außendienstkoordination optimieren, sondern auch die Zusammenarbeit mit Partnern und internen Abteilungen spürbar verbessern.
Ausblick
Mit der Digitalisierung als zentralem Fokus plant Wattline, weitere innovative Technologien wie künstliche Intelligenz zu integrieren, um die Zusammenarbeit und den Kundenservice kontinuierlich zu verbessern.
Isabelle schließt:
„Dialfire hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, die richtigen Tools einzusetzen. Es ist ein entscheidender Schritt, um in einem dynamischen Markt erfolgreich zu sein.“
Über Wattline
Branche
Energiedienstleistungen
Kernaufgabe
Unterstützung mittelständischer Unternehmen beim Einkauf von Strom und Gas.
Zielgruppe
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die von gemeinsamen Einkaufsgemeinschaften profitieren.
Besonderheit
Fokus auf individuelle Betreuung und maßgeschneiderte Lösungen, um Kunden bei der Optimierung ihrer Energiekosten zu unterstützen.